Com o principal motivo de zelar pela confiabilidade e segurança da informação para a realização de leilões e, o ganho na eficiência operacional para participantes envolvidos como para a Câmara de Comercialização de Energia Elétrica (CCEE), o projeto de Inovação trouxe a sistematização dos leilões desonerando os processos, além de eliminar a necessidade de comparecimento de um representante de cada empresa participante na sede da CCEE.
Este projeto foi um dos participantes finalistas da etapa nacional do Premio CIER de inovação 2022, na categoria Digitalização.
O Prêmio CIER de Inovação 2023 está com as inscrições abertas. Participe com seu projeto! Entre em contato!
Agradecimentos autorais
“Em nome da Câmara de Comercialização de Energia Elétrica – CCEE, agradeço a BRACIER pela oportunidade de apresentar este trabalho, fruto de muita dedicação, comprometimento e profissionalismo de todos os envolvidos. Tive a honra de ver o projeto ser idealizado, construído e então se tornar realidade. Nossas equipes atuaram com muito afinco para garantir a confiabilidade e segurança dos leilões de geração, ampliar os ganhos de eficiência operacional e permitir que as áreas técnicas invistam mais tempo em análises e atividades que agregam valor ao nosso negócio e ao setor elétrico brasileiro. Deixo também o meu muito obrigado, pela confiança e pela parceria, aos times da Agência Nacional de Energia Elétrica – ANEEL, em especial à Secretaria Executiva de Leilões, da Empresa de Pesquisa Energética – EPE, do Ministério de Minas de Energia.” (Sueli Noronha)
“Os leilões de energia são mecanismos extremamente importantes para que a contratação do insumo pelo mercado seja a mais eficiente o possível. É por meio deles que conseguimos abastecer a grande maioria dos consumidores do país. Para operacionalizar um processo tão relevante, precisávamos garantir uma ferramenta ágil, otimizada e segura. Foi para isso que criamos o SGL, visando oferecer uma experiência de alta qualidade para os agentes”. (Luciana Lisboa, Gerente Executiva de Leilões e Mercado Regulado da CCEE)
Resumo
Os leilões são a principal forma de contratação de energia elétrica no Brasil. Por meio desse mecanismo, concessionárias, permissionárias e autorizadas de serviço público de distribuição de energia elétrica do SIN garantem o atendimento à totalidade de seu mercado no ACR.
Até o ano de 2020, a operacionalização dos leilões era realizada de forma manual, com trocas de informações sensíveis por e-mail, manuseios de informações em planilhas, entregas presenciais das senhas de acesso à plataforma de negociação, bem como a entrega da documentação exigida de forma física. Desta forma o processo era oneroso, demandando alto esforço operacional, bem como um grande volume de documentos físicos.
Com a sistematização deste processo, que ocorreu em maio de 2020, possibilitou-se o download do termo de senhas e a entrega da documentação exigida por meio digital, isentando a presença de um representante da empresa interessada em participar do certame para tais atividades, trazendo ganhos operacionais, agilidade e confiabilidade no processo.
Neste trabalho serão destacadas as macroetapas do processo de leilão, as principais mudanças e os ganhos apurados até o momento. Para as análises apresentadas foram considerados os leilões realizados em 2019 e 2021, observando o período anterior e posterior a implementação do sistema
Autor principal: Sueli Noronha (CCEE)
Outros autores: Fernando Felix ; Lais Fiusa (CCEE)
Introdução
Os leilões são a principal forma de contratação de energia elétrica no Brasil. Por meio desse mecanismo, concessionárias, permissionárias e autorizadas de serviço público de distribuição de energia elétrica do Sistema Interligado Nacional (SIN) garantem o atendimento à totalidade de seu mercado no Ambiente de Contratação Regulada (ACR). A operacionalização dos leilões é realizada pela a Câmara de Comercialização de Energia Elétrica (CCEE) por delegação da Agência Nacional de Energia Elétrica – ANEEL, conforme despacho 4.190/2014.
Até o ano de 2020, a operacionalização dos leilões era realizada de forma manual, com trocas de informações sensíveis por e-mail, manuseios de informações em planilhas, entregas presenciais das senhas de acesso à plataforma de negociação, bem como a entrega da documentação exigida no processo licitatório de forma física. Desta forma o processo era oneroso, demandando um alto esforço operacional, bem como um grande volume de documentos físicos.
Com a sistematização deste processo por meio da implementação do Sistema de Gerenciamento de Leilões (SGL), que ocorreu em maio de 2020, possibilitou-se o download do termo com usuários e senhas e a entrega da documentação exigida em meio digital, isentando a presença de um representante da empresa interessada em participar do certame para tais atividades, trazendo ganhos operacionais, agilidade e segurança no processo de realização do leilão.
Neste trabalho serão destacadas as macroetapas do processo de leilão, suas principais mudanças com a sistematização e seus ganhos apurados. Para as análises apresentadas foram considerados os leilões realizados em 2019 e em 2021, observando o período anterior e posterior à implementação do Sistema de Gerenciamento de Leilões (SGL). Devido à pandemia do COVID-19, os leilões previstos para 2020 foram postergados para 2021.
Dentre o roll de leilões observados foram desconsiderados os leilões do tipo Sistema Isolado (LSI), pois na operacionalização destes leilões não foi utilizado o Sistema de Gerenciamento de Leilões (SGL).
Nas etapas 1 e 2, onde são recebidas as informações dos empreendimentos habilitados e das empresas inscritas para o certame, dados estes que são de responsabilidade de outras entidades, serão abordadas as mudanças que trouxeram eficiência operacional, confiabilidade e maior segurança ao processo, uma vez que informações sensíveis deixaram de ser manuseadas e tramitadas por e-mails.
Nas etapas 3 e 4 os participantes interessados em negociar no certame precisavam se deslocar de suas localidades de origem até a sede da CCEE, em São Paulo, para entregar a documentação necessária para o aporte de garantias, bem como retirar suas senhas de acesso à plataforma de negociação. Nestas etapas serão demonstrados os ganhos obtidos com a digitalização do processo, isentando a necessidade de comparecimento de um representante da empresa, bem como a entrega física de documentos, resultando em aproximadamente 2.220 impressões evitadas, apenas no ano de 2021.
Na etapa 5, onde ocorre a habilitação do participante vencedor, ou seja, aquele que concretizou alguma negociação no certame, o participante precisava protocolar a entrega na sede da CCEE dos documentos exigidos, em sua forma física, para sua qualificação jurídica, técnica, econômico-financeira e de regularidade fiscal e trabalhista. Com a digitalização deste processo, os documentos passaram a ser encaminhados eletronicamente, por meio do sistema, no qual é possível também acompanhar as análises realizadas até a conclusão do processo de habilitação. Com esta ação reduziu-se em 90% a quantidade de documentação física recebida nesta etapa.
Diante do exposto, conclui-se que a digitalização deste processo trouxe ganhos positivos, principalmente nos quesitos que reduzem a necessidade de tramitação de documentação física, trocas de informações sensíveis de forma mais segura e confiável, possibilitando ganhos de eficiência operacional e permitindo que as áreas invistam mais tempo em análises e atividades que agregam valor ao negócio da CCEE e ao setor elétrico brasileiro.
Desenvolvimento
Processo de operacionalização de leilões
A operacionalização dos leilões é realizada pela a Câmara de Comercialização de Energia Elétrica (CCEE), por delegação da Agência Nacional de Energia Elétrica (ANEEL), conforme despacho 4190/2014. O primeiro leilão realizado pela CCEE ocorreu em 2004, e desde então foram operacionalizados 92 leilões, até o final do ano de 2021.
Os leilões são realizados por meio de uma plataforma eletrônica, onde ocorrem as negociações, seguindo uma sistemática definida pelo Ministério de Minas de Energia (MME). Trata-se de um processo licitatório promovido pelo poder público, com premissas definidas em edital, com o objetivo de obter energia elétrica para um período futuro, seja pela construção de novas usinas de geração (denominado como energia nova) ou mesmo pela contratação de energia gerada por usinas em funcionamento, já amortizadas (denominados como energia existente).
Apesar das negociações ocorrerem por meio eletrônico, as demais etapas do processo de realização de um leilão, destacadas em laranja na figura 1 abaixo, eram realizadas de forma manual, ou seja, sem o suporte de um sistema para tais atividades, demandando alto esforço operacional, bem como um grande volume de documentos físicos e atendimentos presenciais dos participantes em alguns momentos.
As macroetapas do processo de leilão podem ser observadas na figura 1 abaixo.
É importante destacar que o processo demonstrado acima representa as etapas as serem percorridas pelo participante vendedor do certame, ou seja, os empreendedores de usinas de geração elétrica. As etapas para a participação dos compradores, que em sua maioria são as distribuidoras do ACR, não se aplicam a este processo.
Antes de iniciar o detalhamento de cada macroetapa do processo, é importante informar que, para as análises apresentadas, foram considerados os leilões realizados em 2019 e em 2021, observando o período anterior e posterior a implementação do Sistema de Gerenciamento de Leilões (SGL). Devido à pandemia do COVID-19, os leilões previstos para 2020 foram postergados para 2021.
Dentre o roll de leilões observados foram desconsiderados os leilões do tipo Sistema Isolado (LSI), pois na operacionalização destes leilões não foi utilizado o Sistema de Gerenciamento de Leilões (SGL).
Serão demonstrados a seguir, nas figuras 2 e 3, alguns números relacionados aos leilões realizados no período de análise:
Detalhamento das etapas do processo de operacionalização do leilão
Etapa 1: Receber informações técnicas dos empreendimentos habilitados
Nesta etapa, a Empresa de Pesquisa Energética (EPE) envia as informações técnicas dos empreendimentos habilitados para o certame.
Até 2020 o envio destas informações ocorria por meio de planilha Excel, encaminhada por e-mail para as demais entidades envolvidas no processo de leilão, sendo elas: a CCEE e a ANEEL. Com a implementação do Sistema de Gerenciamento de Leilões (SGL), essas informações passaram a ser compartilhadas por meio da plataforma sistêmica, tornando o processo mais seguro e confiável.
Etapa 2: Inscrição dos participantes para o leilão
Nesta etapa, as empresas interessadas em participar do certame devem realizar sua inscrição na ANEEL, por meio de um sistema específico. Para continuidade das próximas etapas, de aporte de garantia (etapa 3) e retirada do termo com usuários e senhas de acesso à plataforma de negociação (etapa 4), o sistema da ANEEL é utilizado para a obter todas as informações das empresas inscritas.
Até 2020 a obtenção destas informações ocorria por meio de consulta ao sistema da ANEEL, realizada por um colaborador da CCEE, onde eram exportadas as informações que seriam consolidadas em etapas posteriores com as informações dos empreendimentos habilitados. Como o prazo de inscrição e aporte de garantias são concomitantes, essa operação era realizada diversas vezes ao dia.
Com a implementação do Sistema de Gerenciamento de Leilões (SGL) essas informações são tramitadas por meio de integração sistêmica entre a ANEEL e a CCEE, onde a atualização destas informações ocorre de forma automática, a cada 30 minutos, durante todo o período de inscrição e aporte de garantias. Com isso, o processo ganhou eficiência e tornou-se mais ágil, seguro e confiável.
Etapa 3: Aporte de Garantia de Proposta
É pré-requisito para a participação dos leilões do ACR que a empresa inscrita realize um aporte de garantia, denominada Garantia de Proposta, conforme diretrizes publicadas nos editais dos leilões. O aporte desta garantia ocorre no mesmo período de inscrição da empresa (etapa 2) e requer a entrega de vários documentos, a depender da modalidade de garantia a ser aportada (caução em dinheiro, fiança bancária, seguro-garantia ou títulos da dívida pública).
Até 2020 a entrega da documentação de aporte de garantia ocorria na sua forma física e presencial, sendo necessário que o participante se deslocasse de sua localidade de origem até a sede da CCEE, em São Paulo, em um período específico definido no cronograma do leilão.
Com a implementação do Sistema de Gerenciamento de Leilões (SGL), essas informações passaram a ser encaminhadas por meio da plataforma sistêmica, em formato digital, sem a necessidade do encaminhamento da via original (exceto quando se tratar de fiança bancária e seguro-garantia que não possuírem a certificação digital, que em geral são mais esporádicas).
Com a digitalização desta etapa do processo, o participante do leilão fica isento da entrega presencial da documentação de aporte, podendo ser encaminhada e recebendo a aprovação de seu aporte de forma eletrônica, por meio do sistema.
Dos resultados obtidos nesta etapa:
Para a obtenção dos resultados desta etapa foi realizada uma análise comparativa entre os leilões realizados em 2019 (anterior a implementação do SGL) com os leilões realizados em 2021 (posterior a implementação do SGL), e pode-se observar na figura 3 abaixo que toda a documentação física desta etapa foi eliminada.
Para o cálculo da quantidade de documentos entregues, foi considerada a média de 10 documentos por empreendimento inscrito para os certames realizados em 2019 (anterior a implementação do SGL) e para os leilões realizados em 2021 (posterior a implementação do SGL).
Etapa 4: Entrega do termo com usuários e senhas de acesso à Plataforma de Negociação
Como mencionado anteriormente, as negociações dos leilões no ACR ocorrem por meio de uma plataforma sistêmica, a qual é customizada para atender a sistemática definida pelo Ministério de Minas de Energia para cada tipo de leilão. Para que as empresas inscritas tenham acesso a esta plataforma, são disponibilizados usuários e senhas para cada representante operacional indicado pela empresa inscrita para o certame, além de um protocolo de recebimento destas senhas. Até 2020 o processo de geração e entrega destes termos de senhas para os participantes ocorria em forma física e presencial, em um período específico definido no cronograma do leilão.
Com a implementação do Sistema de Gerenciamento de Leilões (SGL) as indicações dos representantes operacionais passaram a ser realizadas por meio da plataforma sistêmica e, após as indicações, fica disponível para o participante a geração e download do termo com usuários e senhas.
Além da isenção do participante ter que retirar a senha presencialmente, tendo muitas vezes que se deslocar de sua localidade de origem até a sede da CCEE em São Paulo, não se fez mais necessária a impressão da quantidade de termos conforme quantidade de participantes inscritos para o leilão. Outro ganho que a sistematização trouxe para este processo é que, uma vez gerado o termo com usuários e senhas, o download poderá ser realizado a qualquer momento pelo participante. Portanto, em caso de perda, o arquivo poderá ser facilmente resgatado.
Resultados obtidos nesta etapa:
Para a obtenção dos resultados desta etapa foi realizada uma análise comparativa entre os leilões realizados em 2019 (anterior a implementação do SGL) com os leilões realizados em 2021 (posterior a implementação do SGL).
Na figura 4 abaixo, é apresentado o volume de termos gerados nos anos de 2019 e 2021. Pode-se observar também que, com a digitalização deste processo, foram evitadas um total de 2.220 impressões.
Representou-se a quantidade de impressões evitadas de forma negativa considerando que, se não houvesse a digitalização do processo, seria necessário este volume de impressões.
Para o cálculo da quantidade de impressões evitadas, foi considerada a multiplicação de 5 folhas por termo gerado, bem como a quantidade de formulários emitidos pelo número de leilões que realizamos em 2021 com a utilização do sistema SGL (total 9).
Além do volume de impressões evitadas tivemos também um ganho de eficiência operacional com a redução (em horas) no ano de 2021 dos colaboradores internos da CCEE nesta etapa, conforme demonstrado a seguir:
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Na tabela 1 acima, observamos o esforço (em horas) necessário para a geração, impressão e entrega das senhas de acesso à plataforma de negociação para os leilões realizados em 2019. Utilizando a mesma métrica para os leilões de 2021, observamos que a sistematização propiciou um ganho operacional total de 1.125 horas.
Representamos o esforço operacional evitado de forma negativa, considerando que se não houvesse a sistematização seria necessário este esforço adicional para o cumprimento desta etapa do processo.
Para o cálculo do esforço operacional evitado foi considerado o esforço médio de cada etapa, comparados antes e depois da implementação do Sistema de Gerenciamento de Leilões, observando a quantidade de leilões realizados em 2021 (9 no total).
Etapa 5: Configuração da Plataforma de Negociação
Ocorridas as etapas anteriores, próximo a data do evento é necessária a configuração da plataforma de negociação com as informações recebidas até o momento.
Até 2019, para a configuração era necessário consolidar e associar as informações dos empreendimentos habilitados (encaminhados pela EPE), com as informações das empresas inscritas aptas a participar do leilão, ou seja, que fizeram o aporte de garantia de proposta, e a vinculação dos usuários e senhas gerados com os representantes operacionais indicados pelas empresas para acessar a plataforma e submeter lances ou acompanhar as negociações durante o certame.
Após a consolidação era necessário criar diferentes arquivos (aproximadamente 10 arquivos) na extensão XML para a importação na plataforma de negociação, e posteriormente validar se todas as informações estavam corretas.
Com a implementação do Sistema de Gerenciamento de Leilões (SGL), toda a vinculação das informações é realizado pelo próprio sistema, de modo que são extraídos os arquivos já configurados no formato a ser importado na plataforma de negociação. Na etapa de importação, por sua vez, não foi implementada uma integração sistêmica, pelo fato da constante necessidade de customização da plataforma de negociação a cada leilão, evitando assim possíveis impactos sistêmicos que possam prejudicar a operacionalização do leilão.
Desta forma, o esforço operacional investido em configurar a plataforma de negociação foi reduzido, trazendo eficiência, agilidade e segurança ao processo.
Resultados obtidos nesta etapa
O resultado obtido nesta etapa foi o ganho de eficiência operacional com a redução de esforço (em horas) dos colaboradores internos da CCEE.
Na tabela 2 acima, podemos observar o esforço (em horas) necessário para a consolidação das informações e configuração da plataforma de negociação dos leilões realizados em 2019, onde foram utilizados 2 recursos por 2 dias, totalizando 16 horas por leilão. Utilizando a mesma métrica e quantidade de leilões realizados em 2021, observa-se que a sistematização propiciou um ganho operacional de 144 horas no ano.
Representou-se o esforço operacional evitado de forma negativa, considerando que se não houvesse a sistematização do processo seria necessário este esforço adicional para o cumprimento desta etapa do processo.
Para o cálculo do esforço operacional evitado foi considerado o esforço médio de 16 horas/leilão realizado em 2021 com a utilização do sistema SGL (9 no total).
Etapa 6: Habilitação do vencedor do leilão
É previsto nas diretrizes do edital dos leilões do ACR que a empresa vencedora que negociar energia deve encaminhar a documentação para sua qualificação jurídica, técnica, econômico-financeira e de regularidade fiscal e trabalhista. A quantidade aproximada de documentos a serem encaminhados é:
- 32 documentos por leilão de energia nova (novos empreendimentos)
- 13 documentos por leilão de energia existente (empreendimentos em funcionamento)
Até 2019 a entrega da documentação para a Habilitação do vencedor ocorria na sua forma física e presencial, tendo muitas vezes o participante que se deslocar de sua localidade de origem até a sede da CCEE, em São Paulo, no prazo definido no cronograma do leilão. Ao receber esta documentação, havia um processo de recepção, separação e preparação para a digitalização dos documentos, para que fossem então encaminhados à área jurídica da CCEE, que procede com as devidas análises e posterior encaminhamento à ANEEL.
Com a implementação do Sistema de Gerenciamento de Leilões (SGL), esses documentos são encaminhados por meio da plataforma sistêmica, em formato digital, sem a necessidade do encaminhamento da via original (exceto quando não houver a certificação digital).
Ainda que por algumas vezes seja necessário o envio da documentação física, houve uma redução considerável de documentos entregues e protocolados, e isso foi possível pela digitalização desta etapa do processo. O sistema permite não só o envio, mas também o acompanhamento das análises realizadas até a conclusão do processo de habilitação.
Resultados obtidos nesta etapa
Para a obtenção dos resultados desta etapa foi realizada uma análise comparativa entre os leilões realizados em 2019 (anterior a implementação do SGL) com os leilões realizados em 2021 (posterior a implementação do SGL), e pode-se observar na figura 5 abaixo uma redução de 90% da documentação física desta etapa.
Para o cálculo da quantidade de documentos entregues, foi considerada a quantidade de documentação exigida para cada tipo de leilão (32 para os leilões de energia nova e 13 para os leilões de energia existente) e a quantidade de empresas vencedoras dos certames realizados nos anos de 2019 e 2021.
Além da redução de documentos físicos entregues, houve também um ganho de eficiência operacional com a redução (em horas) no ano de 2021 dos colaboradores internos da CCEE na recepção e tratamento desses documentos, antes da entrega à área responsável pelas análises.
Na tabela 3 acima, podemos observar o esforço (em horas) necessário para a realização das atividades relacionadas à recepção dos documentos de habilitação das empresas vencedoras nos leilões realizados em 2019 (4 no total). Utilizando a mesma métrica e quantidade de leilões realizados em 2021 (total 9), observa-se que a sistematização propiciou um ganho operacional de 370 horas no ano.
É importante observar que mesmo com a sistematização, para este caso ainda foram desprendidos um esforço operacional para recepção e tratamento de alguns documentos físicos, como apresentado na figura 5. O esforço contabilizado para este fim no ano de 2021 foi de 28 horas, ao qual foram desconsiderados na estimativa de ganhos desta etapa.
Representou-se o esforço operacional evitado de forma negativa, considerando que se não houvesse a sistematização do processo seria necessário este esforço adicional para o cumprimento desta etapa do processo.
Conclusões
Constatou-se nos levantamentos e estudos deste projeto a importância da realização dos leilões, não só para o setor elétrico, mas também para toda sociedade. Por isso, era inegável que o processo de operacionalização dos leilões precisava de aprimoramentos, não só para garantir a confiabilidade e a segurança de todo o processo, mas também para desonerar o operacional das entidades e dos participantes envolvidos.
Observa-se nas figuras 6 e 7 abaixo que apenas no ano de 2021, com a operacionalização de 9 leilões utilizando o Sistema de Gerenciamento de Leilões, obteve-se um total de 2.220 impressões evitadas, e a redução de 96% da quantidade total dos documentos físicos recebidos.
Observa-se também que a digitalização trouxe ganhos na eficiência operacional total de 1.639 horas de esforço evitado.
Diante das análises dos resultados obtidos no primeiro ano de utilização do Sistema de Gerenciamento de Leilões conclui-se que a digitalização deste processo trouxe ganhos positivos, principalmente nos quesitos que reduzem a necessidade de tramitação de documentação física. Além disso, permitiu que as trocas de informações sensíveis ocorressem de forma mais segura e confiável, possibilitando ganhos de eficiência operacional e permitindo que as áreas invistam mais tempo em análises e atividades que agregam valor ao negócio da CCEE e ao setor elétrico brasileiro.